SISTEM INFORMASI MANAJEMEN dan SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

Sistem adalah sekumpulan elemen yang masing-masing memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan sistem itu. Mobil merupakan sebuah sistem, karena di dalamnya banyak elemen yang memiliki fungsi masing-masing, seperti setir untuk kendali, rem untuk memberhentikan, gas untuk menjalankan, radiator untuk pendingin, dan sebagainya, yang secara bersama-sama mencapai tujuan dari mobil yaitu sebagai alat transportasi.

Begitu juga di perusahaan, ada bagian pemasaran, ada bagian produksi, ada bagian pembukuan, dan sebagainya yang kesemuanya bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan itu, misalkan mendapatkan keuntungan finansial. Di setiap bagian di perusahaan tentu memiliki data dan informasi. Agar bermanfaat, data dan informasi tersebut dikelola (manajemen) guna menopang kebutuhan para manajer dalam mengendalikan perusahaannya.

Manajer tingkat atas (top management) memiliki jenis keputusan yang bersifat strategis, manajer tingkat menengah (middle management) memiliki keputusan yang bersifat taktis, dan manajer tingkat bawah (lower management) memiliki keputusan yang bersifat operasional, semuanya membutuhkan data dan informasi.

Informasi yang baik adalah informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya, keakuratan datanya, dan sebagainya. Misalkan saja, manajer pemasaran membutuhkan informasi mengenai kondisi pasar, kondisi pesaing, kondisi ekonomi makro, kekuatan perusahaan, kemampuan finansial perusahaan, dan sebagainya.

Agar informasi dapat dilakukan secara cepat dan akurat, maka pada masa kini, tak ada pilihan lain selain memanfaatkan komputer yang di dalamnya dibentuk sistem basis data. SIM adalah kerjasama yang harmonis antara manusia dan mesin (komputer). Sedapat mungkin semua alat-alat kantor dibuat berangkaian dengan komputer (office automation), misalkan pemanfaatan e-mail, tele- conference, e-voice, internet, facs, dan sebagainya.

Ketersediaan informasi dan kecepatan mendapatkan informasi merupakan “senjata” yang ampuh dalam memenangkan persaingan global dewasa ini. Dengan semakin sibuknya para manajer, jadwal kegiatan begitu ketat, menjadikan mereka tidak sempat lagi membaca laporan yang bertumpuk dari setiap bagian di perusahaannya. Karenanya diperlukan suatu cara yang kini disebut dengan decision support system, (DSS) yaitu sistem komputer yang dapat membantu para manajer untuk mengambil keputusan yang relatif tepat dan cepat.

Para manajer (user) tidak perlu lagi membaca laporan yang bertumpuk, tetapi cukup tinggal meng-“klik” saja, maka data dan informasi muncul di komputernya dalam sekejap. Data dan informasi juga bukan lagi sekadar teks melainkan berupa grafik, animasi dan suara yang akan lebih cepat dicernanya.

Namun demikian, tidak semua manajer “pandai” memakai komputer atau membaca informasi yang diberikan oleh komputer, karena mungkin saja latar belakang pendidikan mereka tidak memungkinkan. Karenanya manajer memerlukan seorang perantara (intermediator) untuk mengoperasikan komputer atau “menterjemahkan” laporan komputer.

Orang yang bertugas merancang konfigurasi DSS disebut DSS builder atau fasilitator antara kebutuhan informasi yang akan dihasilkan dengan sistem teknologi yang digunakannya. Ia harus memiliki kapabilitas dan menguasai masalah (mengetahui kebutuhan informasi) sehingga interaksi antara user dan sistem dapat dijalankan dengan baik.

DSS builder dibantu oleh technical supporter yang mensuport kebutuhan data baru atau model analisis baru, atau apa saja yang diperlukan sistem untuk menunjang kebutuhan akan informasi dari user.

Technical supporter dibantu lagi oleh toolsmith, yang bertugas untuk mengembangkan teknologi baru, bahasa pemrograman baru, hardware dan software baru, meningkatkan efisiensi dan keterkaitan di antara sub-sub sistem di dalamnya.

Dalam DSS, data dikumpulkan ke dalam sebuah database dan diorganisasikan oleh database management software (DBMS), dan model penyampaian informasinya dikumpulkan ke dalam model base dan diorganisasikan oleh model base management software (MBMS). Keduanya diorganisasi oleh dialogue generation and management software (DGMS) yang bermanfaat sebagai interface antara user dan sistem.

Data di dalam database mencakup : sumber data eksternal perusahaan dan data di dalam perusahaan (keuangan, pemasaran, personalia, produksi, dan sebagainya). Model base yang ada disesuaikan pula oleh tingkatan manajer dan jenis-jenis pengambilan keputusannya, maka ada strategic models, tactical models, dan operational models. Skema sederhananya dapat digambarkan sebagai berikut :


Gambar 14. Paradigma Dialog-Data-Model dalam DSS

Komputer tersebut juga didisain untuk dapat memberikan “nasihat” atau “pilihan alternatif” keputusan yang harus diambil segera oleh pimpinan. Karenanya, komputer itu harus mencakup pula expert system, yaitu suatu software yang dapat membantu para manajer mengikuti cara berpikir para ahli di bidangnya.

Kita pernah mendengar super komputer “Deep Blue”, yaitu komputer yang dirancang untuk dapat bermain catur dan pernah mengalahkan para pecatur tingkat dunia. Komputer itu menggunakan konsep sistem pakar (expert system), karena di dalamnya dimasukkan pemikiran para ahli pemain catur, sehingga bagaimana langkah selanjutnya bila lawan menggerakkan sebuah bidak, akan diproses seperti bagaimana seorang ahli catur memikirkan hal itu dalam melakukan pergerakan berikutnya.

Tentunya, sistem pakar untuk komputer di perusahaan bisa saja merupakan penganalisaan masalah keuangan, tingkat persaingan, sistem penggajian, dan sebagainya. Ada hal yang lebih canggih lagi yaitu komputer yang dapat menganalisa kesalahan-kesalahan yang telah dilakukannya, dengan menambahkan konsep artificial inteligence (AI).

Kecerdasan buatan yang “ditanamkan” itu akan mampu menganalisa kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukannya, sehingga kesalahan serupa akan diusahakan dihindarinya. AI berkaitan erat dengan paralel system, sebagaimana manusia dapat mengakses data melalui berbagai jalur susunan saraf (tidak serial). Pada hal yang sama, komputer juga dilatih melalui proses pembelajaran, misalkan bagaimana ia dapat mengenali benda tertentu, misalkan “pensil”. Komputer, melalui piranti sensornya diberikan benda “pensil” dan direkam di memorinya bahwa benda tersebut bernama “pensil”. Hal tersebut dilakukan berulang-ulang, karena bila hanya sekali saja, mungkin komputer “lupa” akan nama benda tersebut. Bila hanya digunakan algoritma saja, bagaimana anda dapat mendefinisikan sebuah “pensil” ?, baik dari kegunaannya, bentuknya, sifatnya, dan sebagainya. Bisakah definisi itu memberi nilai pasti yang tidak akan keliru dengan “ballpen” atau “kuas” ?.